MESYUARAT BERKESAN

Alhamdulillah, dapat juga menulis sedikit untuk perkongsian bersama. Sedikit panduan mesyuarat berkesan. Ini bukanlah panduan yang lengkap, sekadar pandangan untuk membuka minda sahaja. semoga memberi sedikit manfaat buat semua.

Sumber Gambar : http://www.darienctchamber.com/civicrm/event/info?reset=1&id=27

Oleh : Razali Saaran

Beberapa ciri mesyuarat berkesan :

1. Cukup ahli-ahlinya ( Pengerusi, s/u, ajak, dan pihak-pihak yang difikirkan perlu)
2. Agenda mesyuaratnya jelas dan tersusun mengikut keutamaan.
3. Tempoh masa tidak melebihi dua jam. Sekiranya agendanya terlalu banyak dan dibimbangi akan melebihi dua jam, eloklah diutamakan agenda yang paling penting dahulu. Agenda-agenda lain boleh disambung dalam mesyuarat akan datang dengan persetujuan ahli mesyuarat. Sepatutnya pengerusi tidak menggunakan kuasa vetonya. Amalkanlah semangat kerja berpasukan dan meminta terlebih dahulu pandangan ahli mesyuarat. Keadaan itu dilihat lebih mesra organisasi dan pengerusi akan lebih dihormati.
4. Elakkan bercakap perkara yang di luar agenda. Contohnya jika agenda yang dibincangkan berkaitan dengan projek A, tidak perlulah ditanya tentang projek B dan C. Ini kerana akan menyebabkan waktu mesyuarat akan menjadi panjang dan lari daripada matlamat mesyuarat. Sedangkan tujuan menyuarat untuk memantau perkembangan atau berbincang dan menyelesaikan sesuatu permasalahan. Bukan membangkitkan persoalan yang lain daripada agenda yang telah ditetapkan.
5. Pengerusi perlu menggalakkan sesi percambahan idea dalam mesyuarat. Jika hanya sehala, itu bukan dipanggil mesyuarat. Itu taklimat!
6. Elakkan membuat keputusan seorang diri. Ini kerana tujuan mesyuarat untuk mendapat keputusan majoriti ataupun suara ramai. Jika keputusan dibuat seorang diri dan ahli mesyuarat hanya mengangguk kepala sahaja, lebih baik tidak memanggil mesyuarat. Cukup dipanggil taklimat untuk perlaksanaan. Tidak membuang masa dan tidak menyakitkan hati ahli mesyuarat yang terpaksa berada berjam-jam dalam bilik mesyuarat, sedangkan keputusannya telah ditetapkan dan wajib diterima.
7. Seorang pengerusi perlu memahami apa tujuan mesyuarat dipanggil dan mempunyai maklumat yang lengkap untuk dibentangkan. Pengerusi juga perlu belajar mengawal mesyuarat supaya perbincangan berada di atas landasan agenda yang telah ditetapkan. Janganlah pengerusi ” syok ” sendiri ketika mempengerusikan mesyuarat. Kegagalan menguruskan mesyuarat adalah satu tanda kegagalan seseorang pemimpin itu dalam mentadbir organisasinya. Jadilah pengerusi yang bersedia menerima teguran dan kritikan dengan hati terbuka. Jika ada perkara yang hendak ditegur, berhikmahlah dan elakkan membuat teguran khusus kepada individu tertentu. Jika ada teguran bersifat peribadi, tegurlah di bilik anda bukan di bilik mesyuarat. Teguran secara terbuka adalah sudah memadai kerana ’ siapa yang makan cili pasti terasa pedasnya’.
8. Akhir sekali, jangan dilupa ucapan terima kasih pada yang telah melaksanakan tugasan mengikut perancangan. Itu adalah motivasi terbaik untuk ahli organisasi terus berbakti dengan penuh semangat dan tunjukkan keprihatinan pada ahli organisasi yang memerlukan bantuan jika wujud permasalahan dalam tugasan yang sedang dilaksanakan.

Wallahu’lam